Devsar: Experiencia Full-remote

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14th April 2020

Durante las últimas semanas muchas empresas en diferentes partes del mundo implementaron el trabajo remoto con el fin de contribuir al aislamiento social, necesario para prevenir el contagio del COVID-19,  y así preservar la salud y el bienestar de los team members y de sus respectivas familias.
Ante la urgencia, y sin planificación previa, la pandemia nos empujó a tomar decisiones rápidas frente a un escenario que pone a prueba nuestra capacidad de adaptación, no solo a nivel tecnológico, sino en cuanto a dinámicas de trabajo y comunicación virtual.
Como sabemos que este escenario no es exclusivo de nuestra realidad, desde Devsar decidimos compartir aquí nuestra experiencia bajo este nuevo contexto.

1. Primeras medidas


Inicialmente lanzamos un comunicado general, poniendo al tanto de la situación a todo nuestro equipo. Optamos por asegurarnos de que cada uno de los miembros de Devsar tuviera el equipamiento necesario para llevar a cabo sus tareas, y de esta forma lograr que la jornada laboral de cada uno de ellos tuviera la misma comodidad que cuando las desarrollan en las oficinas.
Evaluamos caso por caso cada uno de los proyectos junto a líderes, responsables y equipos para minimizar el impacto de estas medidas en los clientes y asì seguir brindando el mejor servicio. Nos embarcamos en lo que sería una completa nueva experiencia, no sin antes proporcionar ciertos consejos que servirían como ayuda para una mejor organización del team:


HOME OFFICE

Mentalizarse: debemos tomar conciencia de que durante el horario laboral, nuestra casa deja de serlo y se convierte en nuestra oficina. Es conveniente habilitar un espacio que sea apto, sin distracciones como ruidos, personas o mascotas. Optemos por un lugar abierto, ventilado, ordenado y bien iluminado. Eso nos permitirá tener una mayor concentración.

Equiparse: procuremos contar con todo lo necesario antes de iniciar nuestra jornada laboral. Además de disponer de un escritorio o mesa firme y conexiones para conectar nuestra computadora o celular, también podemos colocar artículos indispensables como post-it, lapiceras, y resaltadores en caso de necesitarlos.


Establecer horarios: es de suma importancia establecer un schedule y respetarlo. Esto nos ayudará a tener una mejor organización diaria. Levantarse temprano y vestirse es esencial para empezar la jornada de otra manera.
Establezcamos nuestras horas de meeting y de trabajo. Incluyamos al menos dos breaks de 15 minutos, ya sea para desayunar, comer, simplemente ir al baño o estirarnos un rato.

Administrar el tiempo: respetemos un tiempo de entrada, de comida y de salida, como si nos encontráramos en la oficina. Evitemos iniciar antes o continuar después de lo programado.

Mantener la comunicación: aunque no estemos en contacto directo con nuestro líder y el resto del equipo, como cuando estamos en la oficina, intentemos comunicarnos con ellos constantemente durante el día. Informarles sobre las actividades programadas y el avance de nuestras tareas.
También es importante dar aviso al empezar a trabajar, a la hora de comer y al terminar la jornada laboral. Esto ayudará a que el resto del equipo sepa cuándo estamos disponibles y cuándo no. 


Cuidar la salud mental: utilicemos durante los breaks algunas técnicas de relajación como la respiración profunda. Tengamos llamadas con nuestros compañeros sobre charlas informales como lo haríamos en la oficina. Eso también ayudará a sobrellevar el aislamiento.


2. Impulsar la comunicación  

Es natural que las personas se pongan en contacto desde el momento en que llegan a la oficina. En el caso del trabajo remoto, es importante anunciar nuestra llegada y mantener la comunicación tal como sucede cuando nos encontramos en el mismo espacio.
Para esto, en Devsar contamos con diferentes herramientas:

Slack: para comunicaciones generales
Google Hangouts, Zoom y Jitsi: para videoconferencias
Trello, Jira, Asana y Pipefy: para la gestión de los proyectos
Drive y Miro: como herramientas colaborativas

Además, tenemos a nuestra disposición el videoroom y virtual-mate, espacios generados especialmente para comunicaciones y charlas informales que ayudan a los miembros de nuestro equipo a distenderse y desconectarse de sus actividades por un momento.


3. Cuidar el bienestar

Entendemos que la situación actual requiere de un cambio drástico de medidas en cuanto a la forma en la que desarrollamos nuestro trabajo, por este motivo evaluamos constantemente el bienestar de nuestros team members e intentamos que todas las actividades sigan fluyendo con la mayor normalidad posible.

Las clases de inglés continúan en su día y horario habitual vía Hangouts. Cada integrante cuenta con un libro físico y otro virtual.
Las #DevsarTalks , como denominamos nuestras charlas técnicas, continúan con la misma periodicidad de antes. Se realizan mediante Hangouts y todo el equipo está invitado a formar parte.


4. Metodología Agile

Tal como una buena arquitectura de software exige el diseño modular, en Devsar estructuramos los equipos del mismo modo, distribuidos respecto a nuestros clientes/partners.

Algunos de los retos que tenemos en esta estructura de equipos son:

  • Coordinación en varias zonas horarias
  • Generar confianza con nuestros Partners,  los cuales no se encuentranen la misma oficina, ni siquiera en la misma ciudad o País.
  • Colaborar entre varias culturas de diferentes desarrollo
  • Planificar reuniones o conversaciones informales cuando ambos equipos están conectados al mismo tiempo, únicamente durante unas horas (generalmente lleva menos de una hora).


Por este motivo, desde nuestros inicios, sentamos los pilares y valores Ágiles como piedra fundamental de la organización. Más allá de que inicialmente el desarrollo ágil se pensó para equipos que trabajen juntos en una misma oficina, en Devsar trabajamos continuamente en la generación de confianza, tanto del equipo interno como los agentes externos.
Algunas iniciativas que venimos trabajando hace un tiempo para la generación de confianza a través de la filosofía Agile son:

 

  • Comunicación: las reuniones diarias mantienen al equipo actualizado y dan una muy buena oportunidad para identificar problemas o riesgos.
  • Colaboración: buscamos que cada integrante, interno y externo, participe en las decisiones para lograr objetivos en común. Trabajamos fuertemente en el pilar de colaboración con los clientes.
  • Mejora continua: a través de actividades, como retrospectivas y post mortem, buscamos constantemente aprender de los errores y potenciar lo que venimos haciendo bien.
  • Balance: profesamos la idea de que debe haber un equilibrio entre trabajo y familia. Con la agilidad buscamos poder planificar los tiempos a través de iteraciones de incremento de entregables de no más de 3-4 semanas,  apuntando a estimaciones más precisas a medida que el producto/servicio madura, siempre con el foco de cumplir los objetivos y expectativas del equipo.

Todas las semanas continuamos evaluando distintas formas y medidas para que el trabajo remoto dentro del contexto actual, no se vuelva una carga y todo nuestro equipo se sienta lo más a gusto posible.